SEO prosjekt i større organisasjoner – slik får du suksess

Hvordan jobbe med SEO i en stor bedrift, med mange avdelinger, «stakeholders» og meninger, det som også kalles Enterprise SEO?
Her vil jeg forsøke å gi noen tips.

Jeg har i det seneste vært en del av SEO prosjekt i større organisasjoner, og har derfor lest meg litt opp på emnene omkring prosjekthåndtering og kommunikasjon i forbindelse med både IT og markedsføringsprosjekter. Det har vært en del opp og nedturer og mye læring.

Her er fem viktige punkter med tips og råd til deg som skal til å jobbe med SEO i større organisasjoner. Punktlisten låner elementer fra prosjektledelse innen IT utvikling, webanalyse og marked.

1. Involver alle relevante deltakere i prosjektet tidlig

De viktigste deltakere må identifiseres og integreres i prosjektet så tett som mulig. Ved å involvere disse i prosjektet vil man automatisk ta deres interesser i betraktning. Disse gir innsikt fra sin arbeidshverdag og holder prosjektet virkelighetsnært og fokusert på sluttbrukernes behov og krav. Nøkkelpersoner med tilganger til data fra marked, kundeservice, produktavdeling og IT infrastruktur skal inndras, roller tildeles.

2. Få ledelsens støtte – selg prosjektet internt

IT/Marketing-prosjekter krysser vanligvis organisatoriske grenser. Brobygging mellom avdelinger og støtte fra ledere er avgjørende for å sikre klare kommunikasjonslinjer og godt samarbeid. Å få støtte av ledere betyr at de er kontinuerlig og grundig involvert i utvikling og utfordringer i prosjektet.

3. Vær tydelig med kravspesifisifikasjon og målbarhet

Mange prosjekter starter som en reaksjon på momentum som spres gjennom organisasjonen. Ingen tar tid seg til å sitte seg ned, analysere situasjonen grundig og tydelig definere de viktigste og mest spesifikke kravene før prosjektet er i gang. Kravene spesifiseres SMART.

4. Utvikle og hold dere til prosjektplanen

Å ha en plan holder prosjektgruppen på målet og på tidsplanen. Hvert prosjekt trenger en plan som angir hvilke oppgaver og milepæler som skal oppnås. Om hvem som har ansvar for hvilke aktiviteter. Siden prosjekter ofte må endres eller tilpasses til nye krav, er prosjektplanen et verdifullt verktøy for å styre både ønsket og uønsket endring. Planen skal kjennes, godkjennes og forstås av alle prosjektdeltakere. Og revideres månedlig.

5. Utvikle og oppretthold realistiske forventninger

I realiteten vil et SEO prosjekt aldri være i stand til å løse alle problemer. Derfor må forventningene matche det som er teknologisk og organisatorisk mulig.

Sjekkliste for deg som skal jobbe med SEO i store organisasjoner og bedrifter

Suksessfaktorene skissert ovenfor vil bidra til å sette grunnlaget for SEO og webanalyse som en forretningsprosess og med denne sjekklisten vil du kunne forebygge en del usikkerhetsmomenter.

• Bruk grunnleggende prosjektledelses teknikker, ha en prosjektplan med planlagte ressurser, et veikart og milepæler for prosjektet.
• Svar på spørmål som: Hvorfor eksisterer vi online? Hvilke behov ligger til grunn for virksomhetens eksistens? Hvilke problem løser vi? Hvilket informasjonsbehov har våre brukere? Hva er bedriftens formål – generelt og på nett spesifikt?
• Hvis ikke det finnes en skriftlig formulert webstrategi, bør denne formuleres og benyttes som grunnlag. Webstrategien lages på bakgrunn av selskapets forretningsplan og markedstrategi.
• Definer klare mål for organisasjonens og nettstedets mål før gjennomføring.
• Sett opp disse målene i form av Key Performance Indicators for å måle suksessen senere.
• Husk at prosjektet er et redskap for å skape en varig forbedring av forretningsprosesser og kostnadseffektivitet. Prosjektet sløser med ressurser, hvis det ikke forbedrer prosesser og resultat.
• Involver både deltakere, bransjeeksperter og sluttbrukere tidlig for å få dem til å føle eierskap, delaktighet, engasjement, og styrke.
• Lag et eller to kryss-funksjonelle team, med alle folk som senere vil bli involvert i oppfølgning og behandling av data. Lag evt et teknisk team som jobber med tekniske elementer og et Innholdsteam, som jobber med markedsrelaterte og medieøkonomiske elementer.
• Sett opp en referansegruppe med ulike avdelinger og interessenter. Referansegruppen skaper engasjement og forståelse for behovene til de ulike aktører.
• Sett opp en styringsgruppe med beslutningskompetanse som involverer ledere som er i stand til å prioritere mellom behovene til ulike interessenter.(Se illustrasjon øverst).
• Kommuniser alle faser av prosjektet så høyt oppe i organisasjonen som mulig.
• Tenk på styring av prosjektet som en stafett. Bruk evt. ulike prosjektledere for ulike faser av prosjektet. Dvs. markedsføring og IT bør spesifisere kravene sammen, så la IT administrere gjennomføringen og når gjennomføringen kommer til en slutt, la markedsføring ta ledelsen. Åpn opp for at prosjektet kjører i to spor, der Marked og IT kan kjøre parallelt i perioder, men samtidig også være avhengige av hverandres løsninger og kravspesifikasjoner før de kan fortsette.
• Gjør bedre bruk av eksterne konsulenter og byråer ved å integrere dem i prosjektplanen.

Inspirert av Hällgren & Johansson, fra datadriving.com og Rick de Jarnettes innlegg The keys to suksess in enterprise SEO.

Det kan skrives en hel bok om emnet, men nå er det tid for å jobbe videre;-)